Privacy Policy van GO!4it
De privacy van de ouders, de kinderen, de medewerkers van het GO! en de tutoren en andere medewerkers van GO!4it is belangrijk voor ons!
GO!4it VZW (“GO!4it” of “wij”) streeft ernaar uw persoonsgegevens zo goed mogelijk te beschermen. Wij willen uw persoonsgegevens op een wettelijke, correcte en transparante manier verwerken. In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we van u als natuurlijke persoon verwerken en wat de doeleinden zijn. Verder wordt ook uitgelegd welke rechten u hebt om uw privacy te garanderen en eventueel te verbeteren.
1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens?
Uw gegevens worden verwerkt door GO!4it, een vereniging zonder winstoogmerk met maatschappelijke zetel te GO! Basisschool De Puzzel, Leuvensesteenweg 41, 2800 Mechelen en is gekend in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0712 753 327. Dit betekent dat GO!4it bepaalt voor welke doeleinden en met welke middelen uw persoonsgegevens worden verwerkt.
Binnen onze organisatie zijn de gegevens alleen toegankelijk voor verantwoordelijke personen die daar naargelang van hun specifieke taken toegang toe moeten hebben. Indien u bijkomende vragen heeft en/of meer informatie wenst, kunt u ons contacteren op volgend adres
GO!4it VZW
Basisschool De Puzzel
Leuvensesteenweg 41
2800 Mechelen
2. Welke persoonsgegevens verzamelen we over u?
2.1. Gegevens die we rechtstreeks verzamelen
Om te weten wie u bent verzamelen we uw naam en voornaam. We verzamelen ook de naam en voornaam van de ouders of voogd van de leerlingen die ons door de school worden doorgegeven. Om u te contacteren verzamelen we uw telefoonnummer, woonplaats en e-mailadres. We verzamelen ook het telefoonnummer en e-mailadres van de ouders of de voogd van de leerlingen.
Bovendien verzamelen we een aantal bijkomende gegevens die in sommige gevallen zogenaamd bijzonder gevoelig zijn. Deze gegevens worden slechts verwerkt nadat u hiervoor uw uitdrukkelijke toestemming hebt verleend.
· Voor wat betreft de leerlingen: gegevens betreffende de begeleiding van GO!4it (deze worden ingevuld door de school en door de tutor in de loop van de begeleiding)
o het leerprobleem waarmee de leerling kampt en waarvoor op de tutoring beroep wordt gedaan ;
o Evolutie met betrekking tot het leerprobleem en de schoolresultaten van de leerling.
· Voor wat betreft de tutors
o Gegevens betreffende uw gedrag: uittreksels uit het strafregister overeenkomstig artikel 596.2 van het Wetboek van Strafvordering voor activiteiten met leerlingen en jongeren.
o Gegevens en verbintenissen opgenomen in het aanmeldingsformulier van GO!4it.
o Gegevens betreffende de begeleiding door de tutor (wie, waar, wanneer : dit wordt ingevuld door de tutor in de loop van de begeleiding).
2.2. Bijkomende persoonsgegevens die we rechtstreeks kunnen verzamelen
GO!4it verwerkt daarnaast een aantal bijkomende persoonsgegevens die in sommige gevallen bijzonder gevoelig zijn. Deze gegevens worden slechts verwerkt nadat u hiervoor uw uitdrukkelijke toestemming hebt verleend. De opvraging van deze gegevens zal enkel gebeuren indien ze noodzakelijk zijn voor het bereiken van het beoogde doel van de begeleiding van GO!4it.
Voor wat betreft de leerlingen
· Gegevens betreffende bepaalde problematieken die een invloed kunnen hebben op de leerprestaties en het leerprobleem (bv. ADHD, kleurenblindheid, autisme, …)
· Andere belangrijke (al dan niet medische) gegevens i.v.m. de gezondheid indien belangrijk voor de veiligheid van de leerling
· Schoolresultaten voor en na de begeleiding
Voor wat betreft de tutors
· Ontvangen feedback vanwege de school of de ouders over de tutoring
2.3. Publieke gegevens en gegevens die we onrechtstreeks verzamelen:
Het kunnen ook gegevens zijn die publiek zijn, omdat ze bijvoorbeeld algemeen bekend zijn in uw streek of omdat ze in de pers verschenen zijn.
3. Waarom verzamelen we uw persoonsgegevens?
We verzamelen de persoonsgegevens om het beoogde doel van de tutoring van GO!4it te kunnen bereiken. Het doel van onze begeleiding is het aanbieden van specifieke ondersteuning in bepaalde leergebieden door vrijwillige tutors aan leerlingen van het Gemeenschapsonderwijs van de Vlaamse Gemeenschap die een leerachterstand hebben opgelopen. De persoonsgegevens zullen nooit of te nimmer gebruikt worden voor een doel dat onverenigbaar is met het in de statuten omschreven maatschappelijk doel van GO!4it.
We gebruiken de contactgegevens om de tutoring in samenwerking met de school te kunnen organiseren.
De contactgegevens worden verzameld om de individuele tutoring te kunnen organiseren, en op te volgen, onze projecten te kunnen organiseren, opvolgen en evalueren, en om de werking van de vzw mogelijk te maken.
De persoonsgegevens van de medewerkers (inbegrepen de bestuurders en leden) van de vzw worden gebruikt om hen te betrekken in de werking van de vzw. Persoonsgegevens van leden en sympathisanten kunnen ook gebruikt worden m.o.o. vinden van tutoren, medewerkers, leden of voor sponsoring van projecten.
4. Wanneer gebruiken we uw persoonsgegevens?
We gebruiken de persoonsgegevens van de leerlingen op het moment van de vraag of de leerlingen in aanmerking komen voor begeleiding en bij de toewijzing van leerlingen aan tutors. De tutors kunnen gebruik maken van de relevante persoonsgegevens over de leerlingen aan wie zij begeleiding geven en dit zolang de begeleiding duurt.
De persoonsgegevens van de tutor worden gebruikt om de school toe te laten te beslissen of de tutor in aanmerking komt om begeleiding te geven en om leerlingen toe te wijzen aan een welbepaalde tutor.
5. Met wie delen wij uw gegevens?
5.1 De persoonsgegevens van ouders en leerlingen worden niet doorgegeven aan andere partijen.
GO!4it verwerkt deze persoonsgegevens in overeenstemming met de onder punt 3 vermelde doelen. Enkel de medewerkers binnen onze organisatie, die in uitvoering van hun functie de persoonsgegevens nodig hebben, zullen deze kunnen consulteren.
De persoonsgegevens zullen doorgestuurd worden naar de directie van school waar de tutoring doorgaat en naar de zorgleerkracht van de leerling.
Ook de tutors ontvangen de persoonsgegevens van de leerlingen in de mate dat deze relevant zijn voor de begeleiding.
5.2 Andere persoonsgegevens kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van derde, gespecialiseerde partijen aan wie wij de volgende taken uitbesteden:
• het verzorgen van de internet omgeving (webhosting, cloudsysteem);
• het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk, CRM systeem …);
• het verzekeren van onze vrijwilligers
• boekhouding en betalingen (terugbetaling van kosten)
• verzekering
• … (vul aan en pas aan waar nodig)
Met elk van deze partijen (verwerkers) hebben we een verwerkersovereenkomst afgesloten waarin de nodige afspraken opgenomen zijn om de beveiliging en vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te waarborgen.
Verder zullen wij de gegevens niet aan derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is, of wij hier een gerechtvaardigd belang voor hebben.
Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming te weigeren en om deze ten allen tijde in te trekken.
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.
6. Hoe lang worden mijn persoonsgegevens bewaard?
Uw persoonsgegevens worden bewaard zolang het nodig is om de doelen van de vzw te verwezenlijken.
De persoonsgegevens van de tutors worden verwijderd één jaar nadat ze te kennen hebben gegeven dat ze uit het project willen stappen.
De persoonsgegevens van de leerlingen worden verwijderd één jaar nadat zij
1) Uitdrukkelijk kennis hebben gegeven om nooit meer tutoring te volgen bij GO!4it
2) Stopzetting van de tutoring en uitdrukkelijk kennisgeving van de vraag tot verwijdering van de persoonsgegevens
3) Stopzetting van de tutoring en kennelijk geen begeleiding meer nodig hebben van GO!4it
4) Verlaten van de school
Uiteraard bewaren wij uw persoonsgegevens in overeenstemming met mogelijke wettelijke verplichte termijnen en eventuele verjaringstermijnen die gelden.
7. Verwerkt GO!4it uw gegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER)?
GO!4it zal uw persoonsgegevens zelf niet rechtstreeks buiten de EER verwerken.
8. Hoe worden de gegevens beveiligd?
Wij maken gebruik van de gepaste technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen om uw bij ons opgeslagen persoonlijke gegevens te beschermen tegen manipulatie, gedeeltelijk of volledig verlies en tegen onbevoegde toegang door derden.
De tutors krijgen enkel de persoonsgegevens die voor hen relevant zijn toegezonden. Bovendien werd met elke tutor een vertrouwelijkheidsovereenkomst afgesloten opdat zij alle persoonsgegevens als strikt persoonlijk zullen behandelen.
9. Welke rechten kan ik uitoefenen om de bescherming van mijn persoonsgegevens te beschermen?
U heeft een aantal rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens, zoals het recht op inzage, het recht op verbetering van onjuiste persoonsgegevens, het recht op gegevenswissing of beperking van de verwerking, evenals het recht op gegevensoverdraagbaarheid, het recht om niet te worden onderworpen aan profilering en het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking. Sommige van deze rechten hebben een heel specifiek toepassingsgebied of zijn aan bijzondere voorwaarden of uitzonderingen onderworpen.
9.1 U kunt uw gegevens inkijken
Als u wilt bekijken welke persoonsgegevens wij over u verwerken, dan kan dit door uw recht op inzage of informatie uit te oefenen.
9.2 U kunt uw gegevens laten verbeteren
Indien er wijzigingen zijn in uw persoonsgegevens (zoals naam, adres, e-mailadres, …), dan kunt u dit steeds laten verbeteren of vervolledigen.
9.3 U kunt uw gegevens laten verwijderen
Indien u van mening bent dat wij bepaalde persoonsgegevens verwerken op onrechtmatige basis, d.w.z. zonder hiervoor een correct doel te hebben, dan kunt u vragen om uw persoonsgegevens te laten verwijderen.
9.4 U kunt vragen dat de verwerking van uw persoonsgegevens wordt beperkt
Zijn uw gegevens onjuist en heeft u gevraagd om ze aan te passen of meent u dat wij uw persoonsgegevens verwerken op onrechtmatige basis, dan kunt u vragen om de verwerking ervan te beperken.
Dit betekent dat wij uw persoonsgegevens enkel en alleen met uw toestemming verder mogen verwerken. Wij mogen uw persoonsgegevens wel blijven opslaan, maar morgen er geen verdere verwerkingen mee uitvoeren zonder uw toestemming, tenzij in het kader van een gerechtelijke procedure, voor de bescherming van natuurlijke personen of rechtspersonen of om gewichtige redenen van algemeen belang.
9.5 U kunt vragen om uw persoonsgegevens rechtstreeks over te dragen aan een derde partij
Indien u dit wenst, kunt u aan ons vragen om de gegevens die u zelf aan ons hebt verstrekt, aan u of rechtstreeks aan een derde partij over te dragen, met inachtneming van alle wettelijke bepalingen ter zake.
9.6 U kunt uw toestemming intrekken
Wanneer uw persoonsgegevens worden verwerkt op basis van toestemming (zie punt 3), kunt u deze toestemming te allen tijde intrekken. Het intrekken van uw toestemming, blijft zonder gevolg voor de geldigheid van de verwerking van uw persoonsgegevens vóór de intrekking.
9.7 Uitoefening van die rechten
Indien u een of meerdere van deze rechten wilt uitoefenen, kunt u te allen tijde kosteloos, voor de toekomst uw rechten uitoefenen. Hiervoor is een e-mail of een schrijven per post aan de onder 1. genoemde contactgegevens voldoende.
Bovendien melden we u dat u te allen tijde een klacht kunt indienen bij de toezichthoudende autoriteit indien u meent dat wij uw rechten zoals hierboven opgenomen niet naleven.
10 Hoe blijft u op de hoogte van wijzigingen in deze Privacy Policy
Deze Privacy Policy werd het laatst gewijzigd op [datum].
Wij streven er steeds naar u de beste service te kunnen verlenen. Het kan daarom zijn dat wij deze Privacy Policy wijzigingen ondergaat. U kan de meest recente versie van de Privacy Policy steeds raadplegen op onze website ([●]). Daarnaast zullen we u bij belangrijke wijzigingen op de hoogte brengen via andere communicatiekanalen.